Persondatapolitik for rettighedshavere

Sidst opdateret den 10. juli 2020 

Persondatapolitik for Gyldendals behandling af oplysninger om rettighedshavere 
Denne Persondatapolitik beskriver, hvordan Gyldendal (”vi” eller ”os”) håndterer de personoplysninger, som vi indsamler om dig i forbindelse med, at du indgår aftale med os om udarbejdelsen af og/eller administrationen af dine rettighedsbærende værker. 

Du kan læse mere om, hvordan vi behandler dine oplysninger i andre sammenhænge – fx som medlem af Gyldendals Bogklubber – i Gyldendals generelle persondatapolitik her.

Dataansvarlig: 
Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er: 

Gyldendal A/S 
Cvr. nr. 58200115 
Klareboderne 3 
1115 København K 
Telefon 33 75 55 60 
E-mail: information@gyldendal.dk


Indsamling og brug af personoplysninger 

Når du indgår aftale med os om et værk – fx en forfatteraftale, en illustrationsaftale eller en fotoaftale – indsamler vi typisk følgende kategorier af personoplysninger: 
- Identifikations- og kontaktoplysninger – herunder CPR-nummer samt oplysninger om tilknytning til agenter, andre repræsentanter og redaktør(er) 
- Oplysninger om dit aftalegrundlag med os
- Oplysninger om dine værker, rettigheder og eventuelle arveforhold vedrørende rettigheder 
- Betalingsoplysninger – herunder oplysninger med henblik på indberetning af skattepligtig indkomst og NemKontobetaling 
- Oplysninger om salg, udnyttelse (herunder udlån), omsætning, distribution, afregninger og udbetalinger for udnyttelse af værker 
- Biografiske oplysninger om dig som kunstner og/eller rettighedshaver  
- Korrespondance vedrørende dig og dine værker, der vedrører dit samarbejde med os 
- Evt. fotomateriale til brug for markedsføring og lignende 

Vi bruger oplysningerne til at opfylde vores aftaler med dig som rettighedshaver. Herudover bruger vi oplysningerne til at iagttage de forpligtelser, som normalvis udspringer – og forventes – af et samarbejde mellem en rettighedshaver og et forlag. Dette samarbejde omfatter navnlig skabelsen af værker, markedsføring og promovering af dig og dine værker, salg og distribution af værker samt administration af rettigheder til værker. 


Personoplysninger fra andre kilder:  
For at holde dine personoplysninger korrekte og opdaterede, kan vi indsamle supplerende og opdaterede oplysninger, som fx adresser, fra private eller offentlige registre.  

Vi kan også anvende personoplysninger fra andre kilder, fx specialiserede firmaer, der leverer oplysninger, hvis det er nødvendigt for os, for at kunne administrere dine rettigheder.  

Behandlingsgrundlag 
Vi sikrer os altid, at vi har et fyldestgørende grundlag for at behandle dine personoplysninger. Når vi behandler dine personoplysninger som angivet i denne Persondatapolitik, gør vi det på basis af et eller flere af følgende grundlag: 

- En nødvendighed for at opfylde en kontrakt eller aftale med dig, eller for at gennemføre foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt eller aftale (fx forvaltning og iagttagelse af forpligtelser, som vi er pålagt som følge af en indgået forfatteraftale)
- En retlig forpligtelse, der påhviler os efter anden lovgivning (fx at opbevare fakturaoplysninger som krævet efter Bogføringsloven, at foretage indberetninger til Skat eller administration af ophavsretlige rettigheder i henhold til Ophavsretsloven)
- En berettiget interesse, hvis dine interesser eller rettigheder ikke går forud herfor, eller hvis vi vurderer, at en handling naturligt følger af samarbejdet med os og er i din interesse, uden dette specifikt er angivet i en aftale (fx ved videreformidling dine kontaktoplysninger til tredjemænd med henblik på afklaring af rettighedsmæssige forhold)
- En nødvendighed af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse (fx opbevaring af materiale til belysning af forhold og omstændigheder af betydning for dansk og international kulturhistorie) 

Hvem deler vi dine personoplysninger med 
Vi kan dele dine personoplysninger med:

- IT-leverandører, fragtfirmaer og lignende leverandører og samarbejdspartnere til håndtering af leverancen af de produkter og serviceydelser, du benytter
- Offentlige myndigheder ved fx lovmæssig indberetning af indkomster
- Pligtafleveringsinstitutioner i henhold til Pligtafleveringsloven
- Rigsarkivet i henhold til Arkivloven og evt. afleveringsaftaler med Rigsarkivet
- Relevante aktører i distributionskæden – herunder boghandlere
- Samarbejdspartnere i forbindelse med afvikling af events og markedsføringsaktiviteter
- Tredjemænd, som i visse situationer har behov for at afklare rettighedsmæssige forhold med rettighedshaver 

Samarbejdspartnere uden for EØS: 
I visse tilfælde kan dine data blive overført til et land uden for EØS (det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde). Når vi samarbejder med leverandører i lande uden for EØS, benytter vi som udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontrakter (SCC) som publiceret af Kommissionen, som kontraktgrundlag. Det sikrer de fornødne garantier for beskyttelsen af dine oplysninger. 

Visse amerikanske virksomheder er certificeret under den databeskyttelsesordning som EU og USA har indgået aftale om, kaldet Privacy Shield, der bl.a. fastsætter et stærkt sæt af databeskyttelsesregler og sikkerhedsforanstaltninger. De amerikanske virksomheder, der tilslutter sig ordningen, er forpligtet til at overholde disse regler og foranstaltninger. Virksomheder tilsluttet ordningen i USA kan frit indgå samarbejdsaftaler med europæiske virksomheder, og her er EU-Kommissionens standardkontrakt ikke nødvendig. Gå til www.privacyshield.gov for at få mere at vide om Privacy Shield-programmet. 

Vi har via vores moderselskab, Gyldendal A/S, indgået aftale med følgende leverandører uden for EØS:  

USA 
- Microsoft Office 365 – cloudleverandør for vores Officepakke. Microsoft er Privacy Shield-certificeret. Se information om Microsofts privatlivspolitik her 

Pakistan 
- Synergy IT i Pakistan - udvikling, test og drift af vores softwareplatform. Vi har indgået en databehandleraftale med Synergy IT på EU-Kommissionens standardkontrakt;


Opbevaring af dine oplysninger 
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne Persondatapolitik. 

Medmindre der er særlige grunde til at opbevare oplysningerne i en længere periode, vil personoplysninger generelt blive gemt i op til 6 år efter seneste transaktion, så bogføringslovens krav overholdes. Derefter slettes eller anonymiseres oplysningerne. 

Hvis oplysningerne er knyttet til ophavsretlige rettigheder, vil oplysningerne blive opbevaret med henblik på dokumentation af korrekt administration og iagttagelse af pligter og udøvelse af rettigheder i hele den ophavsretlige gyldighedsperiode.  

Visse materialer kan vurderes at have så særlig kulturhistorisk værdi, at opbevaringen af disse må anses for være nødvendig og i samfundets interesse. Disse materialer kan fx være forfatterkontrakter, korrespondancer mellem redaktører og forfattere og lignende, som findes at være særligt egnede til at belyse en kunstners virke for eftertiden. 


Dine rettigheder 
- IT-leverandører, fragtfirmaer og lignende leverandører og samarbejdspartnere til håndtering af leverancen af de produkter og serviceydelser, du benytter 
- Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
- Du har ret til at modsætte dig behandlingen af din personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
- Du har ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
- Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke, såfremt behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke
- Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
- Du kan til enhver tid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til fx. at få dine personoplysninger slettet med det samme, da dette kan afhænge af omstændigheder og gældende lovgivning i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. 

Sådan anmoder du om effektuering af dine rettigheder: 
Vi beder dig sende din anmodning skriftligt til: 
 
information@gyldendal.dk mærket ”Persondata” eller pr. brev til: 
 
Gyldendal A/S 
Klareboderne 3 
1115 København K 
 
I anmodningen beder vi dig oplyse dit navn, e-mailadresse og evt. telefonnr., samt at angive så præcist som muligt, hvad din anmodning drejer sig om. 
 
Bemærk venligst, at vi kan bede dig verificere din identitet, før vi kan behandle din anmodning. 
 
Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du klage til os på ovenstående adresse. Du kan også til enhver tid indgive en klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk. 
 
 
Ændring af denne persondatapolitik 
Øverst i denne Persondatapolitik kan du se datoen for den seneste opdatering. Vi vil løbende opdatere politikken. I tilfælde af væsentlige ændringer vil vi sørge for at oplyse dette ved en synlig meddelelse på vores hjemmesider.